Référencer une formation sur Mon Compte Formation reste une étape décisive pour toute structure désireuse de toucher un public de salariés et demandeurs d’emploi. Le parcours combine démarches administratives, conformité qualité et publication via l’espace EDOF, avec des points de vigilance réglementaires bien identifiés.
Ce guide pratique présente étapes, contrôles et acteurs à consulter pour réussir l’inscription et limiter les risques de déréférencement. Les points essentiels suivent immédiatement pour permettre un passage rapide à l’action.
A retenir :
- Obtention du NDA obligatoire pour proposer une offre
- Respect de Qualiopi et obligations documentaires
- Contrôles réguliers par la Caisse des Dépôts
- Contrats de sous-traitance strictement encadrés
Comment déposer une formation sur Mon Compte Formation
Après avoir identifié les points essentiels, la démarche administrative constitue le premier verrou à franchir pour un organisme. Il faut prioriser l’obtention du numéro de déclaration d’activité et la préparation des pièces justificatives nécessaires.
Numéro de déclaration d’activité et enregistrement organisme
Ce volet explique comment obtenir le numéro de déclaration d’activité, appelé NDA, et quels services le délivrent. Selon le Ministère du Travail, ce numéro atteste de la capacité à dispenser des actions de formation.
La demande se fait auprès des services régionaux compétents et nécessite statuts, conditions d’accueil et mentions légales à jour. Selon France Compétences, la traçabilité des éléments administratifs facilite ensuite l’intégration dans EDOF.
Pour illustrer, une checklist administrative aide à rassembler pièces et preuves, en évitant des retards inutiles. La suite aborde les contrôles qualité et obligations liées à la certification.
Vérifications administratives obligatoires :
- Statuts de l’organisme et SIRET
- Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle
- Programme pédagogique détaillé et objectifs
- Modalités d’évaluation et de certification
Étape
Responsable
Délai indicatif
Ressource utile
Demande NDA
Organisme
Quelques jours à semaines
Services régionaux
Constitution dossier
Direction formation
Deux à quatre semaines
Carif-Oref
Préparation Qualiopi
Référent qualité
Un à trois mois
AFNOR Certification
Publication EDOF
Gestionnaire plateforme
Quelques jours
DGEFP guide
« J’ai obtenu le NDA après un mois de préparation, la rigueur documentaire a tout changé. »
Paul N.
Préparer la fiche pédagogique et les preuves Qualité
Ce point détaille les pièces attendues pour démontrer la qualité pédagogique et l’adéquation aux besoins. Il convient d’aligner objectifs, modalités d’évaluation et livrables avec les critères Qualiopi.
Les certificats, attestations de compétence et trames d’évaluation constituent des preuves clés lors des contrôles ou d’un audit. Selon la Caisse des Dépôts, ces documents accélèrent l’instruction des dossiers.
Clauses et bonnes pratiques listées ci-dessous aident à structurer les contenus pédagogiques et à préparer la publication. La suite examine les contrôles et conséquences possibles en cas de manquement.
Documents pédagogiques recommandés :
- Programme détaillé avec objectifs opérationnels
- Modalités d’évaluation et grilles de notation
- Supports et durées par module
- Preuves d’expérience des formateurs
Conformité, contrôles et obligations qualité pour le référencement
Enchaînant avec la préparation documentaire, la conformité réglementaire détermine la pérennité du référencement sur la plateforme. Les contrôles récents renforcent les exigences autour de la sous-traitance et des pièces contractuelles.
Contrôles exercés par la Caisse des Dépôts
Ce point présente les pouvoirs d’action de la Caisse des Dépôts en cas de manquement détecté sur une offre publiée. Selon la Caisse des Dépôts, elle peut prononcer avertissement, suspension des paiements ou déréférencement temporaire.
La durée maximale de déréférencement est plafonnée, et la suspension des paiements répond à des critères précis liés à l’intérêt public et à la gravité des faits. Selon le Ministère du Travail, ces mesures visent à protéger les usagers.
Sanctions possibles en pratique :
- Avertissement formel avec demande de corrections documentaires
- Suspension temporaire des paiements pour certaines prestations
- Refus de règlement des prestations non conformes
- Déréférencement temporaire limité dans le temps
« J’ai reçu un avertissement après un contrôle, nous avons revu nos procédures internes. »
Jean N.
Règles de sous-traitance et clauses contractuelles
Ce segment explique les obligations contractuelles imposées pour toute sous-traitance d’action de formation sur la plateforme. Le décret de fin 2023 a renforcé la nécessité de contrats détaillés et transparents entre donneur d’ordre et sous-traitant.
Les contrats doivent préciser missions, contenus, moyens, durée et montant, et rester accessibles à la Caisse des Dépôts pour contrôle. Selon France Compétences, la limitation du recours excessif à la sous-traitance protège la qualité.
Clauses contractuelles exigées :
Clauses contractuelles exigées :
- Définition précise de l’action confiée et des livrables attendus
- Modalités de contrôle et de suivi pédagogique
- Limitation du sous-traitant en pourcentage du chiffre d’affaires
- Interdiction de sous-traiter en cas de déréférencement
Publier l’offre via EDOF et gérer le suivi opérationnel
En regard des contrôles et contrats, la publication sur EDOF devient l’étape opérationnelle cruciale pour rendre l’offre visible sur Mon Compte Formation. Il faut maîtriser métadonnées, formats de fiche et conditions commerciales acceptées.
Processus EDOF et métadonnées obligatoires
Ce point situe les champs nécessaires pour que la fiche soit acceptée et recherchable par les usagers sur la plateforme. Selon la DGEFP, la qualité des métadonnées facilite le référencement et la recherche des formations.
Les informations à fournir incluent titre, objectifs, public visé, prérequis et modalités d’évaluation, et doivent être exactes et vérifiables. Les Carif-Oref peuvent appuyer la structuration des fiches pour répondre aux attentes des prescripteurs.
Champ métadonnée requis :
- Titre clair et descriptif de la formation
- Objectifs opérationnels et compétences visées
- Modalités d’accès et prérequis précisés
- Durée, modalités et lieux d’exécution
Champ
Exemple
Obligatoire
Titre formation
Gestionnaire paie certifié
Oui
Objectifs
Maîtriser paie mensuelle
Oui
Public visé
Salariés et demandeurs d’emploi
Oui
Modalités
Présentiel et distanciel hybride
Oui
« Nous avons revu nos fiches pédagogiques pour répondre aux demandes de Pôle emploi et des Carif-Oref. »
Marie N.
Suivi qualité, paiements et relations avec Pôle emploi
Ce développement aborde la gestion quotidienne après publication, comprenant paiements, indicateurs et retours des prescripteurs. La relation avec Pôle emploi et les prescripteurs locaux conditionne souvent le taux de remplissage des sessions.
Les paiements font l’objet de vérifications et peuvent être suspendus en cas de manquement grave identifié par la Caisse des Dépôts. Selon la Caisse des Dépôts, la transparence financière et contractuelle limite les risques de rétrofacturation.
Acteurs et responsabilités :
- Organisme responsable de la qualité et de la réalisation
- Caisse des Dépôts en charge du contrôle financier
- Pôle emploi en rôle de prescripteur et d’orientation
- France Compétences et Carif-Oref comme appuis techniques
« Le renforcement des contrôles sur Mon Compte Formation renforce la confiance des apprenants. »
Alex N.
Source : Ministère du Travail, « Décret n°2023-1350 », Journal officiel, 28 décembre 2023 ; Caisse des Dépôts, « Modalités de référencement », Caisse des Dépôts, 2023 ; Via Compétences, « Appel à prestataires 2026 », Via Compétences, 2023.